Grundsätzlich gilt: Dokumente im Web möglichst sparsam einsetzen!
Wenn die jeweiligen Inhalte auch in Form einer Webseite präsentiert werden können, dann ist die Umsetzung als Webseite zu empfehlen und vorzuziehen.
Anleitung
Hochladen, Einbinden & Kennzeichnen von Dokumenten
Erfahren Sie, wie Sie Dokumente im RUB-Web hochladen, auf Webseiten einbinden und nutzerfreundlich kennzeichnen können.
Hochladen von Dokumenten
Dokumente müssen Sie einzeln hochladen unter Inhalt > Medien > Medien hinzufügen > Dokument. Es öffnet sich eine Eingabe- und Upload-Maske.
Geben Sie einen Namen für das Dokument ein. Dieser Name wird in keiner Weise auf Webseiten angezeigt, sondern dient ausschließlich der Auffindbarkeit Ihres Dokuments im Backend von RUB-Web.
Laden Sie darunter unter Dokument > Neue Datei hinzufügen das gewünschte Dokument hoch.
Einbinden von Dokumenten
Im Backend können Sie unter Medien > Typ „Dokument“ alle in der Instanz hochgeladenen Dokumente auflisten/filtern.
Klicken Sie beim betreffenden Dokument auf "Bearbeiten". Unter dem Punkt "Dokument" kann dann die Linkadresse mittels Rechtsklick kopiert werden. Dieser kopierte Link kann auf einer Webseite, etwa als Textlink, Button, Verweisfläche, oder in einem Teaser eingefügt werden.
Kennzeichnen von Dokumenten
Für die Leser*innen sollte stets ersichtlich sein, wenn ein Link zu einem PDF Dokument führt. Die folgenden Maßnahmen helfen dabei:
- Die Verlinkung auf Dokumente soll stets am Ende in Klammern einen Hinweis auf das Dateiformat enthalten, zum Beispiel „(PDF)“ für PDF-Dateien. So ist für die User*innen vor Anklicken des Links ersichtlich, dass der Link nicht zu einer Webseite, sondern zu einem Dokument in einem bestimmten Dateiformat führt.
Beispiel: Leitfaden Erstellung & Bearbeitung Webseiten (PDF)
- Dokumente sollen nicht in die Navigation eingebunden werden.
- Bei Faltboxen und Referenzen kann zur noch besseren optischen Darstellung zusätzlich das Download-Icon verwendet werden.
Hinweis: Das Icon „Link“ soll nicht für Dokumente und Dateien verwendet werden, da es für die Verlinkung auf eine Webseite steht.
- Der Paragraph Faltbox Download soll nur dann verwendet werden, wenn die User*innen Nutzungshinweise beziehungsweise -bedingungen akzeptieren müssen, um das Dokument aufzurufen.
Support: Wenn Sie den Paragraphen "Faltbox Download" für ein Dokument mit Nutzungshinweisen/-bedingungen benötigen, beraten wir Sie gern unter onlinekommunikation@ruhr-uni-bochum.de zur Verwendungsweise dieses Paragraphen.
Empfehlungen für das Kennzeichnen von Dokumenten
Wenn für Ihre Zwecke passend, berücksichtigen Sie gern die weiteren Empfehlungen zur Kennzeichnung von Dokumenten und Dateiformaten für die User*innen:
- Es ist empfehlenswert, eine sprechende und eindeutige Bezeichnung für die Verlinkung zum Dokument zu wählen, damit der User auf den ersten Blick erkennt, was das Dokument konkret beinhaltet.
Zum Beispiel: „Campusplan für Rollstuhlfahrende (PDF)“ anstelle von „Campusplan (PDF)“.
- Dokumente können in Überschriften und im Text zur besseren Orientierung der User*innen angekündigt und kurz beschrieben/erläutert werden.
Zum Beispiel: Verwendung von Begriffen wie „Download, Dokument, Präsentation, Formular, Antrag, herunterladen…“
- Es ist empfehlenswert, Verlinkungen auf Dokumente nicht im Fließtext zu platzieren. Verlinkungen werden besser wahrgenommen, wenn sie prominenter angeboten werden.
Zum Beispiel: Hier bieten sich z.B. Aufzählungen, Buttons, Boxen oder Referenzen an.
- Wenn sinnvoll, bietet sich zur besseren Userorientierung und um lange Linklisten zu vermeiden eine Trennung bzw. eine separate Darstellung für Verlinkungen auf Seiten und für Verlinkungen auf Dokumente an.
- Es ist empfehlenswert, keine zusätzlichen Anführungszeichen in der Verlinkung zur Kennzeichnung des Dokumenten-Titels zu verwenden.
Hinweis: Verlinkungen sind bereits vom restlichen Text automatisch optisch hervorgehoben.
- Wir empfehlen, PDF-Dateien einzustellen anstelle von Word-, Excel- oder PowerPoint-Dateien.
Hinweis: Dies ist jedoch abhängig vom Zweck der jeweiligen Dokumente: Vorlagen des Corporate Designs (z.B. Briefkopf in Word, Präsentation in PowerPoint) der Ruhr-Universität Bochum müssen selbstverständlich im passenden Dateiformat hochgeladen und eingebunden werden.
- Beim Erstellen von Dokumenten, die auf die RUB-Webseiten hochgeladen werden sollen, das Corporate Design berücksichtigen:
- Bereits veröffentlichte Dokumente und Dateien regelmäßig auf Aktualität prüfen und bei Bedarf erneuern.
- Veraltete und nicht mehr benötigte Dokumente und Dateien sowohl aus dem Frontend als auch aus dem Backend löschen.
RUB-Web Support