Veröffentlichungsprozess in RUB-Web

Vier Status

Die folgenden Status können Seiten und Kontakte in RUB-Web haben:

• „Draft“ (Entwurf, unveröffentlicht)
• „Released“(freigegeben, unveröffentlicht)
• „Published“(veröffentlicht)
• „Unpublished" (unveröffentlicht)

Der Inhalt (Seite oder Kontakt) muss diese durchlaufen. Um in den gewünschten Status zu kommen, müsst ihr also teilweise zwischenspeichern.

Ein Beispiel: Der Statuswechsel vom erstmaligen Anlegen einer Seite bis zur Veröffentlichung erfolgt in einem dreistufigen Prozess und erlaubt außerdem, ausgewählte Seiten vor der Veröffentlichung den Kolleg*innen oder Vorgesetzten zur Voransicht vorzulegen:

1. Neue Inhalte werden standardmäßig erst einmal als „Entwurf“ (Draft) angelegt. Im Backend einer jeden Seite findet ihr ganz unten ein Drop-Down-Menü „Speichern unter“.
   Standardmäßig wird jede neue Seite als „Draft“ angelegt. Alternativ könnt ihr eine Seite direkt als „Released“ (freigegeben) anlegen.
2. Nach dem Speichern steht die Seite dann auf „Unveröffentlicht“. Ihr erhaltet beim Öffnen oder Anschauen einer unveröffentlichten Seite im Frontend auch einen Hinweis darauf direkt über dem Seitentitel.
3. Öffnet ihr das Backend der Seite dann noch einmal, könnt ihr diese dann über „Published“ im Auswahlfeld und anschließend „Speichern“ veröffentlichen.

Alle möglichen Statusübergänge:

• „Draft“ (Entwurf, unveröffentlicht)
  → „Released“ (freigegeben, unveröffentlicht)
• „Released“ (freigegeben, unveröffentlicht)
  → „Draft“ (Entwurf, unveröffentlicht) oder „Published“ (veröffentlicht)
• „Published“ (veröffentlicht)
  → „Unpublished" (unveröffentlicht)
• „Unpublished" (unveröffentlicht)
  → „Draft“ (Entwurf, unveröffentlicht)

Hinweise:

• Ein Inhalt mit Status „Draft/Entwurf“ kann nicht sofort veröffentlicht werden. Der Veröffentlichugsprozess führt zunächst über den Status „Released“.
• Ein Inhalt mit Status „Released/Freigegeben“ kann entweder wieder den Status „Draft/Entwurf“ oder den Status „Published“ erhalten.
• Ein Inhalt mit Status „Published“ kann nur auf „Unpublished“ gestellt werden und anschließend entweder wieder auf „Published“ oder auf „Draft“ geändert werden.

Personen ohne Backendzugang unveröffentlichte Seiten vorlegen

Für unveröffentlichte Seiten könnt ihr eine spezielle Vorschauseite erzeugen und den Link auch Personen ohne Backend-Zugang schicken, die die Seite dann anschauen können, bevor sie veröffentlicht wird. Das ermöglicht unserer Erfahrung nach schnellere Freigabeprozesse.

Im Bearbeitungsmodus einer Seite im Backend wählt ihr dazu in der rechten Seitenspalte unter „Vorübergehender Zugriff auf nicht veröffentlichte Inhalte“ aus, wie lange der Vorschau-Link gültig sein soll, drückt auf „Token generieren“ und anschließend auf „Kopieren“. Wir empfehlen hier, eine unbegrenzte Zeitspanne auszuwählen.